Det hurtige overblik
- Beskriv dit projekt (hvad skal der ske + tidsplan)
- Indhent de nødvendige tilladelser
- Nedsæt en arrangørgruppe og uddeleger opgaver og ansvar
- Hav hele tiden overblik over om tingene går som planlagt
- Kommuniker med arrangørgruppen i hele processen og sørg for at alle får den information de skal bruge rettidigt
- Vær tilgængelig under arrangementet (du skal planlægge afviklingen, så du IKKE selv har nogle faste opgaver)
- Evaluer med arrangørgruppen
- Evaluer med deltagerne.
- Lav et budget, inden arbejdet går i gang (budgettet godkendes af hovedarrangøren eller arrangørgruppen)
- Løbende opdatering af regnskabet
- Løbende refundering af udlæg til hjælpere
- Aflæg endeligt regnskab, når arrangementet er overstået.
Se særligt kapitlet Budget og regnskab.
- Beskriv overgaverne, som hjælperne skal løse
- Prik personer, som har de rette kompetencer/interesser til opgaverne
- Forventningsafstem med dine frivillige, så alle ved hvad der forventes af dem
- Sørg for at alle hjælperne er på deres pladser og løser deres opgaver
- Sørg for at hjælperne trives og har en god oplevelse ved jeres arrangement
- Evaluer med hjælperne efter arrangementet.
Se bl.a. følgende kapitler:
Program, Hjælpere og Crowd pleaser.
- Sørg for at arrangementet kan afvikles sikkert
- Sørg for at faciliteten er klar, når arrangementet starter.
Se særligt kapitlet Klargøring af faciliteten.
- Lav overblik over hvad der skal indkøbes
- Skaf sponsorer
- Indhent tilbud
- Sørg for indkøb i god tid.
Se særligt kapitlet Sponsorer, præmier og gaver.
- Design indbydelse, flag/bannere og materiale til de sociale medier
- Læg en plan for hvor, hvordan og hvornår der skal reklameres for arrangementet
- Følg planen for reklamering
- Udarbejd og kommuniker praktisk info til deltagerne
- Sørg for at få taget fotos og videoer under arrangementet (til reklame for næste gang)
- Fortæl den gode historie efter arrangementet.
Se særligt kapitlet Promotion.
- Sikr at programmet for afviklingen bliver fulgt
- Styrer arrangementet, herunder dommere, speaker, videofotografer m.m.
- Grib de udfordringer, der opstår under arrangementet, og uddeleger dem (dette er ofte en fuldtidsbeskæftigelse under arrangementet).
Arrangørens proces
Besvar de grundlæggende spørgsmål!
Som arrangør skal du tidligt i gang, så du kommer godt fra start. Der er mange ting du skal have styr på. Herunder er en liste, som du bør tage stilling til, så tidligt som muligt i planlægningsprocessen:
- Hvad er formålet med dit arrangement?
- Hvem er målgruppen?
- Hvad gør arrangementet ud på
- Hvornår skal arrangementet ligge?
- Hvor skal arrangementet foregå?
- Hvem har du brug for at få med på idéen? (fx klubbestyrelse, kommune eller medarrangører)
Først når du har styr på ovenstående, kan du gå i gang!
Sæt dit hold!
Start med at sætte dit hold af medarrangører. Prik folk, som du ved leverer og som du kan regne med vil følge arrangementet til dørs. Fortæl dem, hvorfor det netop er dem, du har brug for, på den post, du har udset til dem.
Du kan have brug for medarrangører, til at varetage disse ansvarsområder:
- Økonomi
- Frivillige
- Facilitet
- Indkøb
- Kommunikation
- Afvikling
Læs om deres opgaver i kapitlet om ansvarsområder.
Lav forventningsafstemning
- Sørg for at alle medarrangører kender dine svar på de grundlæggende spørgsmål (ovenfor).
- Sørg for at alle medarrangører kender deres roller i puslespillet.
- Sørg for at holde dine medarrangører orienteret om fremgangen helt fra starten og til arrangementet er overstået. Hold gruppemøder med de personer, der skal samarbejde om deres opgaver. Hold individuelle møder med dem, der har andre typer opgaver.
Punkter til din tidsplan
Lav en detaljeret tidsplan for dine egne opgaver og en for hver af dine medarrangører. Tidsplanen bør indeholde:
- Opgaver der skal løses?
- Hvordan opgaverne skal løses?
- Hvem der skal løse opgaverne?
- Hvornår opgaverne skal være løst?
Medarrangører skal have overblik
Sørg for at medarrangører, der skal arbejde sammen eller er afhængige af hinandens opgaver, kender hinandens deadlines, så de kan se hvilken brik de selv spiller i det store puslespil. Dette kan klares på et gruppemøde, hvor den overordnede tidslinje bliver gennemgået med de deadlines, der er undervejs for de enkelte medarrangører.
Når du har sat dit hold af medarrangører og lavet en tidsplan, er du klar til at gå videre.
Vær på forkant!
Sørg for at være i god tid med nedenstående, da meget kan klares længe før arrangementet. Alternativt kan du ende med at stå med alt for mange ting på en gang, når du kommer tættere på dagen for arrangementet.
To do
Følgende er godt at have klaret i god tid inden arrangementet:
- Indhent tilladelser fra politik, Virk, kommune, ejer af faciliteten, naboer, eller hvem, der måtte have indflydelse på, om du kan afholde dit arrangement.
- Orienter dem der bliver påvirket af dit arrangement, fx. naboer, hjemmepleje, taxi, beredskab, busser, personer, der plejer at benytte faciliteten.
- Søg økonomisk tilskud til dit arrangement
- Søg sponsorater og præmier til dit arrangement
- Sæt tilmeldingssystemet og evt. hjemmeside op
- Design og planlæg promovering af arrangementet
- Beskriv hvilke opgaver, der skal løses af frivillige
- Find frivillige til at løse opgaverne
- Lav invitation og send ud til målgruppen
- Forbered evaluering fra de frivillige og fra deltagerne (spørgsmål og metode)
- Lav en liste over det du skal købe/låne/leje
- Bestil/køb/lån/lej det du skal bruge til dit arrangement
Køb/lån/lej
Få fat på de ting, som I skal bruge. Tjek gerne listen her:
- Førstehjælpsudstyr (førstehjælpskasse, førstehjælps-flag m.m.)
- Sikkerhedsudstyr (hegn, afspærring, madrasser m.m.)
- Bannere og flag
- Tidtagning/startnumre
- Medaljer/pokaler/diplomer
- Værktøjskasse (saks, tape, gaffatape, hammer, kniv m.m.)
- Kuglepenne, blokke
- Fløjter
- Lydudstyr
- Musikudstyr
- Skraldeposer
- Veste til frivillige
- Pengekasse med byttepenge
- Telte
- Borde og stole (til frivillige, deltagere og tilskuere)
- Adgang til toiletter
Sørg for at få klaret alle de opgaver, som skulle have været klaret på nuværende tidspunkt. Få ryddet op i de opgaver, der halter bagefter. Så er det tid til at kigge fremad. Hvad mangler at blive planlagt eller klaret, frem til arrangementet skal afholdes?
Skab fokus!
Det er nu tid til at få alle medarrangører, frivillige og tilmeldte deltagere til at fokusere på dit forestående arrangement. Sørg derfor for:
- Opdatering og forventningsafstemning
- Masser af reklame på sociale medier
- Masser af reklame i lokale medier (aviser, skoleintra, haller, biblioteker m.m.)
- Statusmøder med medarrangører
- Statusmøder med de frivillige
- Information om arrangementet til de tilmeldte (gerne på mail)
Informer naboer
Informer naboer og andre, der bliver berørt, mens arrangementet finder sted 1-2 uger før arrangementet.
- Hæng beboerinfo op
- Kontakt virksomheder der bliver påvirket, hvis I spærrer veje af.
Køb/lån/lej
Har I fået fat i alt det udstyr I skal bruge? Gå jeres liste igennem. Det er også tid til at bestille mad og drikke. Se tilføjelserne herunder:
- Forplejning til frivillige (morgenmad, frokost og drikkevarer)
- Frugt og snack til deltagerne
- Mad og drikke til salgsbod
Uddeleger!
Sørg for at du har uddelegeret ALT på dagen. Der vil altid opstå uforudsete situationer, som kun du kan tage dig af og det kan du ikke, hvis du også har planlagt at løse en række opgaver. Planlæg ud fra at du ikke skal have nogle opgaver på dagen.
Brief!
Sørg for at en medarrangør briefer de frivillige på dagen, når de møder ind.
Grib boldene!
Grib de uforudsete opgaver med et smil og løs dem ordentligt (helst ved at finde nogen, der kan løse dem i stedet for dig, for der kommer endnu en uforudset opgave i din retning lige om lidt).
Sørg for at være synlig, så dine medarrangører og frivillige kan se, at du har fat i tøjlerne – eller står ved roret, afhængig af hvilken metafor du foretrækker.
Følg arrangementet til dørs – også oprydningen efterfølgende.
Evaluer!
Det er rigtig vigtigt af evaluere lige efter arrangementet er afholdt, så alle oplevelserne er friske i hukommelsen hos dine medarrangører, frivillige og deltagerne. Du kan fx vælge at sende et spørgeskema ud (velegnet til frivillige og deltagere) eller at samle folk om mad og drikke og spørge ind til hvad der fungerede og hvad der kunne gøres bedre (velegnet til medarrangører og frivillige).
Program
Lav program!
Som arrangører skal I lave flere programmer. I skal lave det offentlige program, der er målrettet deltagere og I skal lave detaljeret programmer for de frivillige.
Det officielle program kan indeholde følgende punkter
- Venue åbner
- Velkomsttale
- Forberedelse (opvarmning, test af facilitet, udlevering af startnumre m.m.)
- Arrangementets egentlige start
- Pauser
- Præmieceremoni
- Afslutning
- Venue lukker
Det detaljerede program kan indeholde følgende punkter
- Morgenmad for de frivillige
- Venue åbner
- Velkomsttale
- Forberedelse (opvarmning, test af facilitet, udlevering af startnumre m.m.)
- Arrangementets egentlige start
- Pauser for deltagere
- Pauser for frivillige (fx frokostpause)
- Præmieceremoni
- Afslutning
Formidl program!
Programmet skal være let tilgængeligt for alle i god tid.
Hvor og hvornår
- Sørg for at det officielle program er tilgængeligt på hjemmeside eller Facebookside, allerede når I sætter tilmeldingen op.
- Sørg for at linke til programmet/hjemmesiden, alle de steder I promoverer arrangementet.
- Sørg for at sende programmet med ud til deltagerne, når de har tilmeldt sig arrangementet.
- Sørg for at alle medarrangører og frivillige kender både det officielle program og det detaljerede program, så de ved hvordan de passer ind i det samlede puslespil.
Hold tidsplan i program!
Programmet skal følges. Dette giver den bedste oplevelse for både frivillige og deltagere.
Er I i fare for at komme bagud i programmet?
Sørg for at lægge buffer-tid ind i programmet. Tager en konkurrence 5 min? Så sæt 7 min af. Er der brug for 30 min pause? Sæt 45 min af. Kommer I alligevel bagud på dagen, så sørg for at informér alle, både deltagere og frivillige. En god forventningsafstemning giver tilfredse folk, der kommer igen næste år.
Er I i fare for at komme foran i programmet?
Er I foran tidsplanen på dagen, så se om I kan lægge en ekstra pause ind. Eller hav en lille ekstra konkurrence klar, som en “overraskelse” til deltagerne. Er det ikke nok til at holde tidsplanen og ønsker I at gå videre i programmet, så skal I sikre jer, at ALLE involverede er informeret om ændringen. Både deltagere og frivillige.
Budget og regnskab
Lav budget!
Når I laver et budget for jeres arrangement, skal I tænke alt med. Udgifter, deltagerbetalinge og andre indtægter.
Sørg for at sætte det hele op i et regneark hvor I har jeres budgetterede beløb (forventet) og de reelle beløb (realiseret) stående ved siden af hinanden. Så kan I se om I holder jer til planen. Se et eksempel herunder.
Eksempler på udgiftsposter
- Aflønning af uddannet personale (førstehjælpere, trafikofficials m.fl.)
- Lokaleleje og garderobe
- Fotograf
- Toiletter
- Lyd- og musikudstyr
- Forplejning til frivillige
- Mad og drikke til salg
- Væskedepot
- Promotion (design, tryk, SoMe m.m.)
- Bannere og flag
- Præmier og medaljer
- Tidtagning/startnumre/chips
- Hegn og skilte
- Telte
- Borde og stole
- Koda afgift
- Transport
- Parkering
- Event-t-shirts
- Merchandise
- Hjemmeside
Eksempler på indtægtsposter
- Deltagerbetaling
- Tilskud/støtte
- Salg af merchandise
- Salg af mad og drikke
Skabelon for budget
Opdater budget!
Den hovedansvarlige, den økonomiansvarlige og indkøberen arbejder tæt sammen om at holde budgettet opdateret.
Lav procedurer for hvordan udlæg godtgøres.
Hvornår skal kvitteringer afleveres (deadline)?
Skal kvitteringer fotograferes og sendes til den økonomiansvarlige?
Hvor tit udbetales tilgodehavender (deadline)?
Den økonomiansvarlige bør løbende opdatere regnskabet og holde hovedarrangøren ajour.
Aflæg regnskab!
Regnskabet bør afsluttes hurtigst muligt efter arrangementet er afholdt. Sæt evt. deadline på hvornår kvitteringer skal være afleveret.
Skilteplan og trafik
Skilteplan
Vælg, tegn og beskriv ruteplan/bane/spots!
Første step er at beslutte hvor jeres rute, bane eller spot skal ligge.
Næste step er at placere de forskellige områder på det valgte areal. Print evt. et kort ud fra Google Maps og tegn jeres forskellige områder ind, så det er tydeligt hvordan arrangementet er bygget op.
Eksempler på områder
- Start/mål
- Rute
- Ventezone
- Målgang
- Placering af trafikvagter og trafikofficials
- Alternative ruter, hvis I har spærret veje/stier af
- Parkering
Efterfølgende skal I tegne ind, hvor I vil placeres vejskilte og frivillige – altså trafik officials (TO) og flagposter (FP) – for at sikre at arrangementet kan afholdes sikkert. Tag gerne fat i politiet, hvis I ikke har prøvet at lave en skilteplan før!
Sidste step er at forklare skilteplanen på med ord – forklaringen skal nemlig vedlægges ansøgningen til politiet.
Eksempel på skriftlig forklaring af skilteplan
Få godkendt skilteplanen!
Skilteplanen skal godkendes af det lokale politi. Se mere herom i afsnittet om Tilladelser/underretninger.
Skaf vejskilte!
Sørg for at lave en liste over alle de vejskilte der er brug for, for at kunne overføre skilteplanen til virkeligheden.
Vejskilte kan lejes af udlejningsvirksomheder eller i nogle tilfælde lånes af kommunen. Vejskiltene skal stå på tunge fødder, så de ikke vælter, hvis det blæser.
Trafik
Følg skilteplanen!
Sørg for at sætte vejskiltene op rettidigt. Informationsskilte om midlertidig ophævning af parkeringsmuligheder og varsling af omkørsler bør sættes op 3-5 dage før arrangementet. De øvrige vejskilte placeres, når ruten spærres af, kort før arrangementet starter. Lad evt. flagposter og trafikofficials hjælpe med at rejse vejskiltene, når de ankommer til deres poster.
Trafikofficials og flagposter
Trafikofficials (TO) er uddannede og ofte lønnede personer, der har tilladelse til at styre trafik. Læs om brug af TO her.
Flagposter (FP) er frivillige, der må standse-, men ikke igangsætte trafik i gang.
Sørg for at:
- Have en skriftlig aftale med jeres frivillige!
- Jeres FP og TO kender skilteplanen i forvejen og ved hvor de er placeret på planen.
- Jeres FP og TO har den relevante information, som de skal kunne give trafikanter ude på ruten. Særligt info om omkørselsmuligheder er relevante for bilister. FP og TO bør også kende info om tidsplanen, da der kan komme spørgsmål til hvor længe området er berørt af arrangementet.
- Tage vejskiltene ned, når de ikke længere gælder, så trafikken kan blive normaliseret hurtigst muligt.
Tilladelser/underretninger
Officielle arrangementer
Planlægger I et officielt nationalt mesterskab, eller et andet arrangement under Rullesport Danmark, skal I aftale dette med jeres sportskomite. Skriv direkte til jeres sportskomite eller til forbundet på info@rullesport.dk. I kan låne beachflag i Idrættens Hus i Brøndby.
Politi
Sørg for at få de nødvendige tilladelser fra politiet, hvis I holder arrangementet på et offentlig areal og har brug for at spærre veje/stier af.
Du skal sende politiet din ansøgning senest otte uger før arrangementet, men meget gerne tidligere – særligt hvis der er tale om et stort arrangement.
Sørg for at oplyse din forening som arrangør, så du ikke står personligt med ansvaret for arrangementet.
Politiet har bl.a. brug for at vide:
- Hvad skal der ske
- Hvem og hvor mange skal deltage
- Hvornår afholder I arrangementet
- Hvor afholdes I arrangementet
- Hvordan afvikler i arrangementet.
- Afspærring
Har I planer om at bruge en startpistol, skal I også have tilladelse fra politiet. Vælg evt. en elektronisk pistol, da den ikke kræver polititilladelse.
Søg tilladelse til at afholde dit arrangement her
Søg tilladelse til at bruge startpistol her
Virk
Skal der afspærres vej, skal I også søge tilladelse på Virk.
Søg i god tid, da det kan tage lidt tid at få ansøgningen behandlet.
Søg tilladelse til at spærre veje af her
Kommune
Skal der afspærres vej, skal I søge tilladelse hos jeres kommune. Kontakt jeres kommunale forenings- eller idrætskonsulent og hør hvordan det foregår i jeres kommune. Ofte skal kommunens afdeling for Vej og Park, eller tilsvarende, involveres.
Når I har fat i kommunen, er det en god idé at høre om kommunen kan låne jer noget udstyr, fx afspærringshegn, telte, trafiktavler og mobile toiletter. Det kan også være en hoppeborg eller lydanlæg. Det kan også være I kan få hjælp til at transportere/flytte udstyr.
Facilitetens ejer
Skal arrangementet foregå i en privatejet facilitet, skal I lave en skriftlig aftale med facilitetens ejer.
Aftalen bør som minimum indeholde information om
- Arrangørens og foreningens navn
- Ejerens navn
- Tidsrummet for arrangementet (dato og klokkeslæt)
- Tidsrum med adgang til faciliteteten forud for- og efter arrangementet
- Hvordan faciliteten skal benyttes
- Hvor mange der må være til stede (deltagere, tilskuere, øvrige)
- Eventuel pris for leje
- Mulighed for at sælge forplejning, merchandise m.m.
- Adgang til øvrige faciliteter (fx toiletter)
- Oprydning/rengøring
- Erstatningspligt ved skader
- Forhold omkring parkering og evt. adgang til faciliteten
- Mulighed for promotion med bannere m.m.
Naboer
Sørg for at informere naboerne til det område, som jeres arrangementet afholdes i. Dette kan gøres ved at omdele/ophænge beboerinfo 1-2 uger før arrangementet finder sted.
Beboerinfo kan indeholde en simpel udgave af skilteplanen, der forklarer i hvilket tidsrum der er omkørsel eller støj fra arrangementet.
Sørg for at beboerinfoen indeholder kontaktinfo til hovedarrangøren, så naboerne let kan få opklaret eventuelle spørgsmål forud for arrangementet. Dette mindsker risikoen for utilfredshed og konflikter.
Busser/taxi/beredskabet/hjemmepleje
Kig på jeres skilteplan overvej hvem der bliver berørt, hvis I spærrer veje af og laver omkørselsruter. Det kan fx være busruter, hjemmeplejen, beredskabet og taxaselskaber.
Lav en Google søgning og find kontaktoplysninger på de pågældende virksomheder. Ring til dem og hør hvordan de gerne vil have info om jeres arrangement. De kan fx få en kopi af beboerinfo eller skilteplanen.
Sørg for at disse er informeret 1-2 uger før arrangementet finder sted.
Parkering
Sørg for at jeres frivillige, deltagerne og tilskuerne kan parkere tæt på jeres facilitet, hvis de kommer i bil. Kontakt evt. facilitetens naboer og få skriftlige aftaler om at deres parkeringspladser kan benyttes.
Sørg for at skilte tydeligt hvor folk kan parkere og beskriv også mulighederne i informationsmateriale, gerne med kort over området.
Tilmelding
Opsæt tilmelding!
Gør det let at tilmelde sig jeres arrangement!
Det skal både være let at finde ud af hvor man tilmelder sig, og selve tilmeldingen skal også være let. Ellers risikerer I at deltagerne ikke får gennemført tilmeldingen.
Eksempler på tilmeldingsmuligheder
- Har I en hjemmeside, kan I måske tilføje en betalingsfunktion til jeres side.
- Alternativt kan I oprette en MobilePay Box, der kan modtage op til kr. 30.000,- pr. år (læs om MobilePay Box her). Dette kan kombineres med en gratis tilmeldingsblanket på Google Analyse (læs om Google Analyse her).
- Det er også muligt at lave aftaler med tilmeldingsudbydere som fx www.SPORTI.dk eller www.fritilmeld.dk, der kan sætte tilmeldinger op.
Beslut hvilke betalingsmuligheder der skal være, fx bankoverførsel eller MobilePay.
Beslut hvornår det skal være muligt at tilmelde sig, både hvornår tilmeldingen åbner og hvornår der er sidste frist for tilmelding. Er det muligt at tilmelde sig på dagen? Er det muligt at betale kontant (så skal I have byttepenge klar!).
Sørg for at indhente de oplysninger I har brug for (hverken flere eller færre).
Oplysninger om deltagerne kan fx være
- Fulde navn
- Telefonnummer
- Telefonnummer på pårørende
- Fødselsdag eller fødselsår (aldrig CPR-nummer)
- Køn
- Niveau/kategori
- Licensnummer
- Klubtilhørsforhold
- Adresse
Gør det evt. synligt hvor mange der er tilmeldt og hvor mange ledige pladser der er tilbage.
Annoncer tilmelding!
Annoncer hvornår I åbner for tilmelding, så snart I har fastsat datoen. Lav gerne en nedtælling. Brug jeres sociale medier, fx Facebook, Instagram, hjemmeside m.m. og få så mange som muligt til at dele jeres opslag.
Bekræft tilmelding!
Send en bekræftelsesmail eller besked til den tilmeldte, lige når tilmeldingen er gennemført. Bekræftelsen kan indeholde praktisk info om arrangementet eller info om at der sendes mere info ud på et senere tidspunkt.
Kommuniker med deltagere inden arrangement!
I har modtaget deltagernes mail i deres tilmelding. Brug den til at holde dem opdaterede på jeres arrangement. Ca. en uge før arrangementet kan I sende en mail ud med deltagerinfo.
Deltagerinfo kan fx indeholde
- Programmet
- Info om ruten/banen
- Tidsrum for udlevering af startnumre/tidtagningschips
- Parkeringsinfo
- Hvad der sker før, under og efter arrangementet
- Regler for arrangementet
- Info om præmier
- Huskeliste
- Reklame for sponsorer
- Jeres kontaktinfo ved spørgsmål.
Promotion
Udbred kendskabet!
Før arrangementet ligger et stort arbejde i at udbrede kendskabet til jeres arrangement.
Sørg for at få formidlet hvad der skal ske
- Hvad skal der ske
- Hvem er målgruppen
- Hvornår foregår arrangementet
- Hvad koster det at deltage
- Hvordan tilmelder man sig
Fang målgruppens opmærksomhed
Når man vurderer, om man vil deltage i et arrangement, vil man gerne kunne spejle sig i dem, som er på reklamerne. Overvej om billederne skal være af både drenge og piger, unge og gamle, forskellige etniciteter og folk i forskellig form. Eller folk med forskelligt udstyr! Sørg for at reklamerne appellerer til dem, I gerne vil have til at tilmelde sig. Brug gerne:
- Billeder
- Videoer
- Plakater og bannere
Vær synlige, der for målgruppen kigger
Brug mest tid (og penge) på de metoder, der er mest effektive til jeres målgruppe, fx
- Hjemmeside
- Facebookside
- Der hvor beslutningstagerne (ofte forældre) kigger (fx forældreintra og lokalavis)
- Plakater/bannere omkring og på faciliteten
Tag fede billeder og videoer under arrangementet!
Sørg for at dokumentere det fede ved jeres arrangement med fotos og videoer, så I har materiale til at fortælle den gode historie og til reklame for næste års arrangement.
Brug live-stream! Livestream kan bruges til at udbrede kendskabet jeres forening og til sporten. Facebook og YouTube kan bruges gratis af alle.
Gode billeder/videoer kan vise:
- Forventningen lige før start
- Stemningen blandt deltagerne
- Stemningen blandt publikum
- De flotte præstationer
- De rørende øjeblikke
- Præmieoverrækkelsen
- Smilende ansigter
Sørg for at tage billeder i høj kvalitet og at der er tilstrækkeligt lys. Få gerne en professionel fotograf ud under jeres arrangement et par timer. Ofte er der nogen, der kender nogen, som vil være det billigt eller helt gratis.
Sørg for at udnytte arrangementet til at fortælle deltagere og tilskuere om jeres forenings aktiviteter og kommende arrangementer, som de kan have interesse i. Brug gerne speakeren til dette. Plakater, flag og bannere er også effektive. Salg af udstyr, tøj og merchandise kan også være en måde at gøre opmærksom på foreningens aktiviteter på.
Fortæl den gode historie!
Brug billeder og videoer til at fortælle den gode historie i dagene efter arrangementet. Del dem gerne på hjemmeside og sociale medier. Vær dog opmærksom på GDPR-reglerne, der kan læses her.
Ønsker I at bruge nogle af billederne til promotion af et kommende arrangement, bør I sikre jer skriftlig tilladelse til dette, af personerne på billederne!
Hjælpere
Beskriv opgaverne, som hjælperne skal løse!
Når I skal sætte jeres hold af hjælpere, skal I starte med at lave en overbliksliste over ALLE de opgaver der skal løses. Både det der skal løses før, under og efter arrangementet.
Arrangørens overbliksliste kan indeholde
Før arrangementet
- Ophængning af beboerinfo
- Opbygning af faciliteten (fx lyd, pointtavle, scene, hegn, målportal, trafikskilte, skilte og sikkerhed, podie, borde/bænke, telte, toiletter, førstehjælpsområde)
Under arrangementet
- Indskrivning og eftertilmelding
- Deltageransvalig (ventezone)
- Løbsstarter/igangsætter
- Førstehjælper
- Omgangstæller
- Ophænge resultater
- Dommer
- Tidtager
- Trafikvagter/trafikofficials
- Musik
- Speaker
- Forplejning til deltagere, hjælpere og tilskuere (vandpost m.m.)
- Præmieoverrækkelse
- Salg af merchandise
- Fotograf
- SoMe
- Runner
Efter arrangementet
- Nedtagning af beboerinfo (vigtigt!)
- Nedtagning af faciliteten (fx lyd, pointtavle, scene, hegn, målportal, trafikskilte, skilte og sikkerhed, podie, borde/bænke, telte, toiletter, førstehjælpsområde)
- Generel oprydning af faciliteten.
Se eksempel på arrangørens overbliksliste
Når I har lavet opgaveoverblikslisten med alle opgaverne, skal I beskrive hver opgave, så dem der skal løse opgaver ved, hvad der forventes af dem.
Opgavebeskrivelserne kan indeholde info om
- Hvem og hvor mange personer, der skal løse opgaven
- Hvornår opgaven skal løses
- Hvordan opgavens skal løses
- Hvilket udstyr der skal bruges til at løse opgaven
Se eksempel på en opgavebeskrivelse
Find hjælpere!
Nu har I et overblik over hvilke opgaver der skal løses. Så er det tid til at finde de rigtige hjælpere til opgaverne.
Tænk over hvilke kvalifikationer man skal have, for at kunne løse de forskellige opgaver. Skal man fx have ordenssans, være udadvendt eller kende sporten godt?
Tænk over hvem I har i jeres nærmeste omgangskreds i foreningen, fx udøvere og forældre. Overvej også om der er folk i andre foreninger, der kan være de rigtige, til at løse opgaverne. Måske I skal bede jeres medlemmer om at hjælpe med at finde frem til de rigtige hjælpere.
Når I er færdige med at tænke, er det “prikke-tid”. Tag kontakt til de folk, som I gerne vil have med og forklar dem hvilken opgave I gerne vil have dem til at løse, og hvorfor det netop er dem der bliver spurgt (vigtigt!).
Informer hjælperne!
Når I har fundet jeres hjælpere, starter arbejdet med at holde dem informeret om hvad der skal ske og hvad de skal gøre.
Sørg for hurtigst muligt at give dem en skriftlig beskrivelse af de opgaver, de skal løse og vær tilgængelig for spørgsmål hertil.
Afhold gerne infomøder i tiden op til arrangementet, så hjælperne møder hinanden og dem som de skal arbejde sammen med, og så eventuelle spørgsmål kan blive besvaret. Er der hjælpere med særligt komplicerede opgaver, kan det være vigtigt at holde afklaringsmøder med disse personer.
På arrangementsdagen kan det være nødvendigt med en briefing før start og/eller undervejs.
Sørg for at give de rigtige informationer – ikke for mange og ikke for få. Bare nok til at man ved hvad man skal og hvordan ens opgaver spiller sammen med resten – ens rolle i puslespillet.
Sørg for at give informationerne på det rigtige tidspunkt – ikke for tidligt (så det er glemt) eller sent (så det er lige meget).
Plej hjælperne!
Pleje af hjælperne vil være med til at afgøre om jeres arrangement bliver en succes. Så prioritér det!
Sørg for at hjælperne får
- Mad og drikke (giver energi og overskud)
- De nødvendige pauser (gør mere fokuseret og fleksibel)
- Ansvar indenfor givne rammer (øger motivationen til at gøre et godt stykke arbejde)
- Anerkendelse (giver stolthed og lyst til at komme igen)
- Bed om feedback på oplevelsen (vigtigt for dig, så du kan rette fejl til næste gang og vigtigt for hjælperne, så de ved at deres oplevelser bliver taget seriøst)
- Afterparty (binder dem sammen)
Crowd pleaser
Sørg for toiletter!
Tænk over hvor mange toiletter, der er brug for og hvor de skal være placeret. Er der adgang til toiletter i bygninger eller har I brug for at låne eller leje mobile toiletter?
Sørg for at I har ekstra toiletpapir.
Toiletterne bør tilses og rengøres jævnligt under arrangementet.
Find ud af på forhånd hvem man skal kontakte, hvis toiletterne pludselig er stoppet til.
Sørg for musik!
Har I selv udstyr eller skal I låne eller leje udstyr?
Tænk over:
- Hvor skal musikken/højtalere placeres (undersøg om I forstyrrer nogen)
- Hvordan skal playlisten sættes sammen
- Hvornår skal der spilles musik?
- Hvordan skal musik og speaker arbejde sammen?
- Hvor meget skal I betale i Koda-afgift? (Se info her)
Sørg for at der er en mikrofon!
(eller en speaker, der kan råbe rigtig højt)
Hvordan skal speakeren og musikken arbejde sammen?
Tænk over hvad speakeren skal formidle. Det kan fx være:
- Dagens program (det næste der skal ske)
- Info om den arrangerende forening
- Info om arrangementet
- Info om faciliteten
- Info om toiletter, madboder, merchandise m.m.
- Vindere med præmieceremonien.
Sørg for at resultater løbende bliver offentliggjort!
Det er en god idé at have en skærm hvor resultaterne er synlige, eller at printe listerne ud og hænge dem op, så deltagerne kan se deres resultater. På den måde er det let at rette eventuelle fejl i listerne – det skal deltagerne nemlig nok gøre opmærksom på. Er der kommet en pige på drengelisten, opdager I det ikke nødvendigvis selv, men det gør deltagerne!
Opdater listerne, hvis I retter i dem undervejs.
Offentliggør de endelige resultatlister inden præmieoverrækkelsen.
Sørg for at speakeren har resultatlisterne til præmieoverrækkelsen.
Til deltagerne
Hvad har deltagerne brug for undervejs og efter deres deltagelse? Vand og frugt? Sørg for at det er let tilgængeligt for deltagerne.
Til de frivillige
Hvad har de frivillige brug for under arrangementet? Morgenmad, frokost og vand? Sørg for at det er let tilgængeligt for de frivillige. Måske det skal bringes ud til dem på deres poster?
Til tilskuerne
Hvad har tilskuerne lyst til at købe under arrangementet? Snacks, frokost og drikkevarer? Informer tilskuerne om hvad og hvor der sælges mad og drikke.
Det er ofte muligt at få sponsoreret vand, frugt m.m. fra lokale supermarkeder. Tag kontakt til dem i god tid!
Synlighed!
Det er vigtigt at førstehjælpen er synlig. Der bør være et stort flag og førstehjælperne bør bære tydelige veste.
Hvor mange førstehjælpere I har brug for afhænger bl.a. af jeres sport og antallet af deltagere.
Tænk over følgende:
- Er deltagerne børn, voksne, elite, motionister?
- Hvor mange deltagere har I?
- Er der risikofaktorer, I ikke er herrer over (fx glat føre i regnvejr)
Hvilke kvalifikationer førstehjælperne skal have og hvilket udstyr I skal have klar afhænger bl.a. af hvilke typer skader, der er hyppige i jeres sport. Er det hudafskrabninger, knoglebrud eller forvredne led? Kan I klare jer med et par sygeplejersker, kan I måske få forældre til at tage opgaven. Har I brug for samaritter, kan I kontakte Røde Kors her.
Det rigtige udstyr!
Sørg for at have det mest nødvendige førstehjælpsudstyr til rådighed.
Det kan fx være:
- Handsker
- Vand i flaske eller sterilt saltvand 30 mL
- Steril gaze (10×10 cm)
- Primapore eller lignende (ca. 5×5 cm sårpude eller helst forskellige størrelser
- Hypafix fikseringsplaster (1 rulle, 5-10 cm bred) med en sårpude som har en hinde så det ikke klistrer til såret.
- Almindelige plaster
- Isposer
- Elastikforbindinger (6 og/eller 8 cm bredde)
- Leukoplast (eller lignende)
- Micropore 2,5 cm
- Saks
- Trekantstørklæde
- Alutæppe
- Stole
- Båre/seng/massagebriks
- Tæpper
- Hånddesinfektion
- Desinfektionsservietter
- Papirhåndklæder/køkkenrulle
- Kompressforbinding, steril
- Adgang til en hjertestarter
Lav en tydelig zone!
Deltagerne skal opholde sig i en zone tæt på startområdet, så konkurrencen kan afvikles i et godt flow. Sørg for at placere og indrette opholdszonen hensigtsmæssigt.
Opfyld behovet!
Er der behov for at man kan klæde om før og efter arrangementet? Er der behov for badefaciliteter? Sørg for at stille de faciliteter, der er behov for, til rådighed.
Tilladelser og skiltning!
Sørg for at jeres frivillige, deltagerne og tilskuerne kan parkere tæt på jeres facilitet, hvis de kommer i bil. Kontakt evt. facilitetens naboer og få skriftlige aftaler om at deres parkeringspladser kan benyttes.
Sørg for at skilte tydeligt hvor folk kan parkere og beskriv også mulighederne i informationsmateriale, gerne med kort over området.
Sponsorer, præmier og gaver
Skaf sponsorer!
Overvej hvad I gerne vil have sponsoreret. Er det økonomisk tilskud til arrangementet, præmier, merchandice eller mad og drikke?
Når I har besluttet, hvad I gerne vil finde sponsorer til at levere, så skal I i gang med at kigge på jeres netværk.
Hvilke virksomheder, butikker og samarbejdspartnere skal I kontakte?
Kontakt potentielle sponsorer, fx
- Den lokale skateshop (præmier)
- Det lokale supermaked (mad og drikke)
- Den lokale bank (økonomisk støtte)
- Lokale virksomheder (merchandise og præmier)
Tag personlig kontakt til de potentielle sponsorer. Få fat i den person i virksomheden, som træffer beslutninger om sponsorater, så I ikke spilder jeres tid!
Tydeliggør hvordan sponsoren bliver promoveret op til og under arrangementet (fx på plakater og skilte)
Tydeliggør hvilken forskel netop deres sponsorat vil gøre for jeres arrangement – at de spiller en vigtig rolle!
Lav en præcis skriftlig beskrivelse af jeres aftale om sponsoratet og sørg for at både I og sponsoren har en kopi – så der ikke opstår misforståelser (fx forkert leveringsdato!)
Indkøb
De ting I ikke får sponsoreret skal indkøbes i god tid.
Medaljer kan med fordel købes i Kina eller Tyskland. Der er mange penge at spare når man handler i udlandet, men man skal være ude i god tid!
En stabil tysk leverandør af medaljer og pokaler med dansktalende medarbejdere findes her
Klargøring
Medaljer og gaver kan næsten altid forberedes i god tid inden arrangementet. Så snart de forskellige konkurrencekategorier er defineret, er det muligt at klargøre medaljer og gaver.
Skal der overrækkes mange medaljer eller gaver, er det en fordel at lave et system for overrækkelsen, så der ikke går kludder i ceremonien, mens alles øjne er rettet mod podiet!
Sæt evt. et bord op og læg medaljer/præmier klar i den rækkefølge, de skal overrækkes. Eller lav en opslagstavle med kroge, hvor medaljerne hænges klar.
Sørg for at rækkefølgen for medaljerne er den samme, som på resultatlisten speakeren får udleveret.
Uddeling
Der bør være mindst tre personer til at overrække medaljer og gaver. Den første er speakeren, der fortæller hvem der har vinder. Den anden overrækker medaljer og præmier. Den tredje har styr på medaljer og præmier og række de rigtige til overrækkeren.
Start med 3. pladsen, så 2. pladsen og til slut vinderen i hver kategori.
Er der mange kategorier, så kald alle tre op på én gang, inden der tages billeder og klappes m.m.. Her kan I spare en masse tid!
Startnumre/tidtagningschips
Køb/print!
Startnumre skal lave i et materiale, der ikke kan rives i stykker. Almindeligt papir duer altså ikke. På Google findes mange forhandlere!
Overvej størrelsen i forhold til jeres målgruppe. Er det små børn, der skal deltage?
Overvej hvor mange startnumre I skal bruge. Har I sat et loft for hvor mange personer der kan deltage? Kan man tilmelde sig helt frem til dagen for arrangementet?
Overvej om deltagerne skal bære flere numre (fx mave, ryg og lår)
Sørg for at få de relevante informationer på startnumrene, fx
- Startnummer
- Navn
- Sponsorer
- Arrangementets navn
- Dato
Pak!
Når I pakker startnumrene i kuverter, kan I samle alle de ting, som deltagerne skal bruge under arrangementet.
Kuverterne kan fx indeholde
- Deltagerinfo
- Startnumre
- Sikkerhedsnåle
- Tidtagningschips
- Reklame for jeres forening eller kommende arrangementer
- Reklame for sponsorer
- Madkupon
Udlever/udsend!
Vælger I at sende kuverter hjem til de tilmeldte deltagere risikerer I at deltagerne glemmer dem derhjemme, så det frarådes!
Sæt god tid af til at udlevere kuverterne med startnumre. Start gerne 1½ time inden arrangementet starter. Luk evt. for afhentning af startnumre ½ time før arrangementet starter, så deltagerne ikke kommer i sidste øjeblik og ikke når at få deres udstyr på!
Kommuniker tydeligt i hvilket tidsrum startnumrene kan afhentes. Både i deltagerinfo, i programmet og over højtalerne når deltagerne begynder at møde ind.
Gør det let for jer selv, når I udleverer kuverterne! Et godt trick er at stille kuverterne i numerisk orden og have en alfabetisk liste med deltagernes navne og startnumrene liggende ved siden af kassen med kuverter.
Et godt team kan bestå af 2 personer, hvor den ene krydser deltagerne af på listen, mens den anden finder og udleverer kuverterne.
Indsaml!
Hvis I bruger tidtagningschips, der kan genbruges, skal de indsamles lige efter arrangementet. Sørg for at deltagerne er informeret om at chipsene skal returneres og at de skal erstattes hvis de bortkommer! Ellers kan det blive meget dyrt for jer som arrangører!
Klargør faciliteten (udendørs)
Overflade
Når I holder jeres arrangement udendørs, skal I sikre jer, at jeres facilitet er i god stand. Det vil sige, at underlaget er fejet og uden huller eller revnet.
Det er ofte muligt at få hjælp til at feje området, evt. fra kommunes Vej og Park-afdeling.
Sørg for at fejningen sker få dage før arrangementet og hav en kost klar, så I på dagen kan tage en sidste runde på faciliteten inden start.
Det kan tage tid at udbedre huller og revner i underlaget, så tjek jeres facilitet en måneds tid inden arrangementet og få dem fikset!
Sikkerhed ved afspærring (publikum/trafik)
Sørg for at trafikanter (fodgængere, cykler eller biler) ikke kommer ind på jeres areal under jeres arrangement!
Dette kan gøres med afspærring og skiltning.
Afspærring for fodgængere og cykler kan være minestrimmel, men hvis det er biler, I skal holde ude, så skal I bruge solide hegn af metal, fx publikumshegn.
Hegn kan ofte lånes af den lokale atletikklub eller hos kommunen. Alternativt kan de lejes – prøv at Google “publikumshegn”!
Det kan være nødvendigt at have trafikvagter eller trafikofficials placeret til at guide trafikanter uden om jeres areal. Læs mere om deres rolle og om skiltning under afsnittet “Skilteplan”.
Sørg for at afspærringen er sat op inden arrangementet begynder og evt. tidligere, hvis I ikke vil have parkerede biler på jeres areal, der pludselig ønsker at forlade området midt i jeres arrangement.
Sørg for at fjerne afspærringen igen, når arrangementet er overstået og alle deltagere er væk fra arealet. Så bliver trafikanterne glade!
Dommerudstyr
Skal I have en målportal eller tidtagning sat op, så sørg for at være i god tid, så I kan teste at systemerne virker!
Skal der sættes en arbejdsstation op til jeres dommere, så sørg for at den er placeret det rigtige sted og at dommerne sidder i fred for deltagere, forældre og managere. Skal dommerne sidde ned i mange timer, så sørg for at de sidder behageligt!
Vejvisning
Sæt skilte op!
Hvordan finder man rundt på jeres areal? Sæt tydelige skilte op. De kan let laves af et A4 ark, der er lamineret og enten tapet op på lygtepæle, vægge, vinduer m.m. eller sættes på en pind og bankes i jorden.
Lav et simpelt oversigtskort. Tag et screenshot på Google Maps, der dækker jeres facilitet og tegn ind hvor de forskellige zoner findes. Oversigtskortet kan hænges op, men kan også udleveres til deltagerne, når de ankommer til faciliteten.
Deltagere, tilskuere m.fl. kan have brug for at finde
- Udlevering af startnummer/indskrivning
- Start og mål
- Toiletter
- Førstehjælp
- Mad og drikke
- Resultatliste
Læ for sol og regn
Kuglelejer har ikke godt af vand og overflader bliver glatte når det regner. Vær forberedt på, hvad I vil gøre, hvis det bliver regnvejr!
Er det en byge, kan I måske vente til den er gået over. Har I udstyr til at tørre banen med, når byen er stoppet? Der findes store svabre, som dem de bruger i svømmehallernes badeområder!
Gennemfører I i regnvejr, kan det være nødvendigt at sørge for tørvejr til dommere, tilskuere og til deltagerne, når de har gennemført aktiviteten. Findes der telte eller halvtag, som man kan samles under?
Det er sjældent at solen er et forstyrrende element, men måske den er det ved jeres arrangement. Tænk igennem om der kan være brug for skygge.
Podie
Skal I kåre vindere af jeres arrangement, kan I let lave et podie, til præmieceremonien! Byg evt. podiet op af paller eller kasser i 3 højder. Det er oplagt at sætte podiet foran et skilt med jeres sponsorer, så de bliver promoveret på billederne fra præmieceremonien.
Sørg for at placere podiet et sted, hvor speakerens lydudstyr rækker.
Flag
Flag, bannere, beachflag m.m. er gode til at fremvise jeres forening, jeres sponsorer og jeres sport. Sørg for at placere dem, hvor mange mennesker ser dem. Flag m.m. kan bestilles over nettet. Skal de kunne genbruges ved næste arrangement, så lad være med at sætte dato og årstal på!
Skraldespande
Skraldespande kan ofte lånes ved kommunens Vej- og Park-afdeling. Sørg for at de er placeret der hvor der er mange folk og der hvor der serveres mad og drikke. Når I efterlader arealet pænt og rent, er det lettere at få lov at benytte det igen en anden gang!
Tilskuerpladser
Sørg for at jeres tilskuere har gode forhold. Tilskuere tilfører arrangementet god stemning, så jo længere de bliver hængende, des bedre!
Sørg for at de kan sidde ned, har godt udsyn til arrangementet, har adgang til toiletter og kan købe mad og drikke.
Sørg også for at de kan følge med over højtaleren, når speakeren kommenterer arrangementet.
Oprydning
Der er flere faser i opgaven rydde op i forbindelse med et arrangement.
Oprydning under arrangementet
Sørg for løbende at holde faciliteten ryddelig. Måske skal skraldespandene tømmes, eller toiletterne rengøres, i løbet af dagen.
Oprydningen, når konkurrencen er slut
Allerede når aktiviteten i konkurrencen er slut og I er nået til præmieceremonien, kan I begynde at pakke de ting sammen, som I er færdige med at bruge. Det kan være afspærring og skilte eller tidtagningsudstyr.
Oprydningen, når arrangementet er slut
Efterfølgende skal de øvrige ting pakkes sammen og ryddes op. Det vil ofte være:
- Flag
- Telte
- Siddepladser
- Salgssted (mad og drikke og merchandise)
- Vandpost
- Resultatlister
- Førstehjælpsudstyr
- Musik- og speakerudstyr
- Toiletter
- Resterende præmier
- Podie.
Evaluering
Sørg for at evaluere på jeres arrangement lige efter det er afholdt. Hav gerne evalueringsskemaerne klar på forhånd – når arrangementet er overstået, er I måske for trætte til at lave dem!
Spørg gerne deltagerne om
- Hvad synes du om arrangementet? (på en skala fra 1-5)
- Har du nogle kommentarer til arrangementet?
- Hvor har du hørt om arrangementet (multiple choice).
Spørg gerne de frivillige om
- Hvad synes du om at være til hjælper? (på en skala fra 1-5)
- Observationer – bemærkede du noget på dagen, som vi bør vide?
- Fremhæv noget – var der noget, du syntes var særligt godt?
Spørg gerne arrangørgruppen om
- Observationer – bemærkede du noget på dagen, som vi bør vide?
- Fremhæv noget – var der noget, du syntes var særligt godt?
- Idéer til justeringer indenfor dit område ved næste arrangement.
Brug for sparring?
Kontakt en konsulent
Rullesport Danmarks konsulenter er klar til at rådgive dig, og det koster ikke noget!